หน่วยที่ 5 วัสดุอุปกรณ์ ในการจัดเก็บเอกสาร
การจัดอุปกรณ์สร้างเอกสาร อุปกรณ์ในการผลิตเอกสาร อุปกรณ์ในการร่างเอกสารพิมพ์เอกสารสำ เนาเอกสารที่เกี่ยวข้อง มีดังนี้ เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องคอมพิวเตอร์ชนิดออกแบบ เมื่อได้วางแผนงานการบริหารเอกสารโดยตระหนักถึงวงจรของเอกสารมีตั้งแต่การสร้างหรือผลิตเอกสารการ จำ แนกและการใช้ การนำ เข้าเก็บ การจัดเก็บเอกสาร การสืบค้นเมื่อต้องการใช้ ไปจนถึงการทำ ลายเอกสารที่หมด ความจำ เป็นไปแล้ว ผู้บริหารงานเอกสารจะต้องวางแผนการใช้อุปกรณ์ตั้งแต่การสร้างหรือจัดหาได้อย่างเหมาะ สม แบบฟอร์มเอกสาร คือเป็นความสัมพันธ์อีกชนิดหนึ่งในการผลิตเอกสารร้อยละ 30 ของการทำ งาน เอกสารจะเสียไปสำ หรับการกรอกแบบฟอร์ม แบบฟอร์มที่ดีจะมีปัญหาน้อยที่สุดหรือ เกือบไม่มีปัญหาเลย แบบฟอร์มที่ดีต้องกรอกง่าย อ่านแล้วเข้าใจง่าย ประเภทของฟอร์ม แบ่งได้ 3 ประเภท แยกตามลักษณะงาน แยกตามการใช้สำ เนา แยกตามลักษณะของ การใช้แบบฟอร์ม ประโยชน์ของการใช้ฟอร์ม 1 แบบฟอร์มช่วยให้ประหยัดเวลา 2 การใช้แบบฟอร์มช่วยให้ได้แบบมาตรฐานเดียวกัน 3 ทำ ให้ประหยัดค่าใช้จ่าย
การจัดอุปกรณ์เพื่อจัดเก็บเอกสาร อุปกรณ์แยกหรือจำ แนกเอกสาร คือ เครื่องมือจำ แนกเอกสารออกเป็นพวกพวก ตามตัวอักษร ที่จะเก็บหรือเรื่องที่จัดเก็บเพื่อไม่ ให้เอกสารสับสนหรือสลับซับซ้อนก่อนเข้าเก็บ อุปกรณ์เก็บเอกสาร ได้แก่ แฟ้มชนิดต่างๆ มีทั้งแฟ้มชนิดตัดตรงและ แฟ้มที่มีส่วนยื่นตอนบนของแผ่นหลัง แฟ้มนี้จะทำ หน้าที่คล้ายปกของ เอกสาร
หลักการเลือกใช้อุปกรณ์ต่างๆ อุปกรณ์ที่เป็นเครื่องมือในการแยกเอกสารนั้นการจัดเก็บเอกสารในบ้านเรานิยมใช้ กระบะหรือตะกร้าเหล็ก เพื่อเป็นการแยกเอกสาร ส่วนอุปกรณ์ชนิดอื่น มีความสำ คัญไม่ มากนักเนื่องจากเอกสารที่เก็บ การเลือกใช้ตู้เก็บเอกสาร โดยปกติหน่วยงานจัดการ เอกสารจะประกอบไปด้วย ตู้เหล็ก 2 บานและตู้ชนิด 4 ลิ้นชักเสียเป็นส่วนใหญ่ ชั้นวางเอกสารชนิดเปิด ตู้เก็บเอกสารชนิดเคลื่อนที่ได้ เครื่องผลิตและเก็บเอกสารระบบไมโครฟิล์ม เครื่องจักรเก็บเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์
ลักษณะอุปกรณ์การจัดเก็บเอกสาร อุปกรณ์สำ หรับเก็บเอกสารที่ผู้มีหน้าที่ปฏิบัติจะหาซื้อได้ง่ายและสามารถผลิตหรือสร้างขึ้นมา เองได้ง่ายก็ได้แก่อุปกรณ์ที่ห่อหุ้มเอกสารและอุปกรณ์ที่จะช่วยในการเก็บค้น นั่นก็คือ แฟ้ม บัตรนำ และบัตร สิ่งเหล่านี้หากจะผลิตเองโดยไม่ต้องซื้อก็สามารถทำ ได้ ประเภทแฟ้มเก็บเอกสาร มีทั้งหมด 5 ประเภท ได้แก่ แฟ้มตัดตรง แฟ้มชนิดตัดสอง แฟ้มชนิด ตัดสาม แผ่นชนิดตัดห้า แฟ้มชนิดต่างๆ บัตรนำ บางครั้งเรียกว่าบัตรดัชนีขั้น ใช้เพื่อจะ บอกหรือแบ่งเรื่องเอกสารเพื่อให้ค้นหาง่ายและยัง เป็นตัวช่วยจัดแฟ้มให้เรียงกันเป็นระเบียบ ตู้เก็บเอกสาร คือ ตู้สำ หรับใส่แฟ้มเอกสารอีกต่อ หนึ่ง ตู้นี้จะทำ ด้วยไม้หรือเล็กสุดแล้วแต่ความ สะดวกและเหมาะสม
อุปกรณ์ในการทำ ลายเอกสาร การทำ ลายเอกสารมีความจำ เป็นสำ หรับหน่วยงานบริการเอกสาร เนื่องจากเอกสารที่เก็บไว้เมื่อหมดความจำ เป็นก็มีการทำ ลายออก ไป เพื่อลดความซับซ้อนยุ่งยากและลดพื้นที่และอุปกรณ์ในการเก็บ เอกสารผู้บริหารงานเอกสารจะต้องมีเครื่องมือและอุปกรณ์ในการ ทำ ลายเอกสาร ดังนี้ 1 เครื่องทำ ลายเอกสาร 2 เอกสารบางชนิดอาจทำ ลายด้วยการเผาไฟ แต่ก็มีปัญหา ที่อาจมีควันไฟและเอกสารบางชนิดอาจส่งกลิ่นในบริเวณ ใกล้เคียง 3 ทำ ลายโดยนำ เอกสารที่หมดอายุการใช้งานแล้วมาทำ ประโยชน์ใหม่ได้อีก
หลักการพิจารณาทั่วๆไป หลักการได้รับบริการ หลักการบำ รุงรักษา หลักของการควบคุม หลักการจัดหาอุปกรณ์ หลักการที่ควรนำ มาพิจารณาในการตัดสินใจซื้ออุปกรณ์มาไว้ใช้ในสำ นักงาน นั้น พอประเมินได้เป็นสังเขปดังนี้ คือ
เสนอ คุณครูวาสนา หล่อนน้อย จัดทำ โดย นางสาวจันทนา แสงขาว สกจ.1/1 หนังสืออิเล็กทรอนิกส์นี้ เป็น ป็ ส่วนหนึ่งของ วิช วิ าหลักการจัดการเอกสาร รหัสวิช วิ า 30216-2004 ภาคเรีย รี นที่ 1 ปีการศึกษา 2566 วิท วิ ยาลัยอาชีวศึกษาเลย