หน่ว น่ ยที่ 7 การบริหริารงานเอกสารและ อุปกรณ์สำ นัก นั งาน MANAGEMENT OF DOCUMENTS AND OFFICE EQUIPMENT
สำ นักงานทั้งในภาคเอกชนและรัฐบาลมักจะมีเอกสารเข้า - ออกหลายประเภทเป็นจำ นวนมากซึ่งมีความสำ คัญ มากน้อยแตกต่างกันเอกสารบางชิ้นมีประโยชน์ในการนำ ข้อมูลไปใช้ในโอกาสต่อไปนอกจากนั้นยังใช้เป็นหลักฐานใน การอ้างอิง ฉะนั้นถ้าสำ นักงานแห่งใดต้องการดำ เนินการด้านเอกสารอย่ามีประสิทธิภาพจำ เป็นต้องใช้หลักการ บริหารและการจัดเก็บเอกสารที่ดีมีระบบเพื่อให้นำ ข้อมูลมาใช้ได้อย่างรวดเร็ว เรื่องที่ 7.1 ความหมายของการบริหารงานเอกสาร ก่อนที่เราจะได้ศึกษาเรื่องการบริหารงานเอกสาร เราจำ เป็นต้องศึกษาความหมายของคำ ต่าง ๆ เป็นลำ ดับแรก ซึ่งการนิยามคำ ศัพท์ที่ใช้ในหน่วยนี้ มีผู้นิยามไว้หลากหลาย ดังต่อไปนี้ เอกสาร (RECORDS) หมายถึง กระดาษที่ใช้ในธุรกิจ หนังสือ แบบฟอร์มแผนที่และวัตถุอื่นๆที่บรรจุข้อความทั้ง ยังอาจรวมถึงสื่อกลางที่ใช้ในการจัดทำ ข้อมูลต่างๆของธุรกิจด้วย เช่น จดหมายโต้ตอบบัตรเทปหรือไมโครฟิล์ม เป็นต้น (ศิริวรรณ, ม.ป.ป.) เอกสาร (RE CORDS) หมายถึง ข้อมูลที่ถูกบันทึกไว้ในรูปแบบที่เป็นทั้งลายลักษณ์อักษรและไมใช่ลายลักษณ์ อักษร มักอยู่ในรูปของกระดาษ เช่น จดหมาย แบบฟอร์ม บัตร รายงาน บันทึก จดหมายโต้ตอบ คำ สั่ง หนังสือคู่มือ ส่วนเอกสารที่ไม่ใช่ลายลักษณ์อักษรมักอยู่ในรูปแบบของรูปภาพ เสียงพูด ทป ไมโครฟิลม์หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ และ ข้อมูลเก็บในคอมพิวเตอร์ เป็นต้น (นฤมล, 2558) สรุปความหมายของคำ ว่า เอกสาร หมายถึง กระดาษที่บันทึกข้อมูลไว้ในรูป แบบที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อใช้ ในธุรกรรม หนังสือ จดหมาย แบบฟอร์ม บัตร รายงาน บันทึกจดหมายโต้ตอบ แผนที่ คำ สั่ง หนังสือคู่มือ รายงานใน รูปแบบหลากหลายรวมถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และวัสดุอื่น ๆ เช่น ภาพถ่าย ไมโครฟิล์ม เป็นต้น ใช้การติดต่อ สื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์การ ใช้เป็นหลักฐานในการปฏิบัติงาน มีความแตกต่างกันในด้านชนิดของเอกสาร สำ นักงานระหว่างเอกสาร สำ นักงานภาครัฐและภาคเอกชน เอกสารสำ นักงาน โดยรวมหมายถึงเอกสารที่ใช้ในการ ติดต่อสื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์การ ใช้เป็นหลักฐานในการปฏิบัติงาน มีความแตกต่างกันในด้านชนิดของ เอกสารสำ นักงานระหว่างเอกสารสำ นักงาน ภาครัฐและภาคเอกชน และมีหลากหลายรูปแบบทั้งกระดาษ เอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ และวัสดุอื่น ๆ การจัดเก็บเอกสาร (FILING หมายถึง กระบวนการจัดระบบจำ แนกและก็บเอกสารให้เป็นระเบียบสะดวกใน การนำ มาใช้เมื่อต้องการ ซึ่งถือว่าเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการบริหารงานเอกสาร (RECORDS MANAGEMENT) เท่านั้น (ศิริวรรณ.ม.ป.ป.) การจัดเก็บเอกสาร (FILING) หมายถึง การนำ เอกสารเข้าเก็บไว้ในที่เก็บ ซึ่งโดยทั่ว ๆ ไป มักจะเก็บไว้ในแฟ้ม (FOLDER)หรือที่เก็บแบบอื่น ๆ กล่าวอีกอย่างหนึ่ง การจัดเก็บเอกสาร หมายถึง ระบบการจำ แนก การจัดลำ ดับ และการเก็บหนังสือโต้ตอบ บัตร กระดาษ และวัตถุอื่น ๆ อย่างมีระเบียบเพื่อให้ค้นหามาใช้ได้ทันท่วงทีที่ต้องการ (พรรณี. 2558)
เรื่องที่ 7.2 ความสำ คัญและวัตถุประสงค์ของการบริหารงานเอกสาร 7.2.1 ความสำ คัญของการบริหารงานเอกงาน เอกสารสำ นักงานมีความสำ คัญต่อองค์การทั้งในด้านการ บริหารและการจัดการองค์การ และระบบงานและการปฏิบัติงาน ดังนี้ 1) ความสำ คัญต่อการบริหารและการจัดการองค์การ เอกสารสำ นักงานเป็นเครื่องมือและหลักฐานของ การบริหารและดำ เนินงาน เป็นทรัพยากรหรือความรู้ขององค์การและเป็นแหล่งข้อมูลประกอบการตัดสินใจ การ วางแผน การวินิจฉัย การสั่งการของผู้บริหารอย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้งการใช้ประโยชน์ทางกฎหมายด้วย ความ สำ เร็จของการบริหารงานเอกสารนำ มาสู่การเพิ่มประสิทธิภาพขององค์การและความได้เปรียบในการแข่งขัน 2) ความสำ คัญต่อระบบงานและการปฏิบัติงาน เอกสารสำ นักงานเป็นหลักฐานช่วยให้การดำ เนินงานใน เรื่องต่าง ๆ ของทุกส่วนขององค์การเป็นไปอย่างมีระบบ ใช้เป็นบรรทัดฐานในการปฏิบัติงาน เพื่อการค้นคว้าอ้างอิง เรื่องเดิมโดยเฉพาะการประสานงาน การอำ นวยความสะดวก สนับสนุนการปฏิบัติงานหลักในสายงานต่าง ๆ อันส่ง ผลถึงความสำ เร็จในการปฏิบัติงานของส่วนงานอื่น ๆ และขององค์การด้วย 7.2.2 วัตถุประสงค์ของการบริหารงานเอกสาร โดยทั่วไปองค์การหรือสำ นักงานมักจัดเก็บเอกสารไว้เพื่อเป็น หลักฐานสืบค้น อ้างอิงและบริการสำ หรับหน่วยงานต่าง ๆ ภายในลำ นักงานโดยมีวัตถุประสงค์ ดังนี้ 1) เพื่อให้มีการจัดเตรียมจัดหาข้อมูล เอกสารที่ต้องใช้ทันเวลาและรวดเร็ว 2) เพื่อให้การพัฒนาระบบและกระบวนการจัดเก็บข้อมูลเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ 3) เพื่อรวบรวมข้อมูลเอกสารที่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กันไว้แหล่งเดียวกัน 4) เพื่อให้มีแหล่งเก็บข้อมูลเอกสารที่ปลอดภัยและถาวร เพื่อป้องกันการสูญหายหรือถูกขโมย 5) เพื่อเป็นการลดจำ นวนข้อมูลเอกสารที่ไม่จำ เป็นหรือไม่ค่อยใช้ออกจากแหล่งเก็บเป็นการลดวัสดุ อุปกรณ์สำ นักงานที่ใช่ในการจัดการเอกสาร 6) เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง โดยการเก็บสำ เนาเอกสารหรือต้นฉบับเอกสารไว้ใช่ในกรณีที่ต้องอ้าง ถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องกัน 7) เพื่อช่วยให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องได้ศึกษาวิธีการ กระบวนการการควบคุมเอกสารในสำ นักงานและให้ บริการผู้มาขอข้อมูลเอกสารภายในหน่วยงานหรือภายนอกหน่วยงาน เรื่อง 7.3 วงจรการบริหารงานเอกสารสำ นักงาน วงจรการบริหารงานเอกสารสำ นักงาน การบริหารงานเอกสารสำ นักงานหรือในภาครัฐ ตามระเบียบสำ นักงานนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 เรียกว่า "งานสารบรรณ" อธิบายว่างานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำ ลาย โดยมีคำ อธิบายประกอบการให้ความหมายว่า "เป็นการกำ หนดขั้น ตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณ ว่าเกี่ยวข้องกับเรื่องอะไรบ้าง แตในทางปฏิบัติ การบริหารงานเอกสารทั้งปวง จะเริ่มตั้งแต่การคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จำ ทำ สำ เนา ส่งหรือสื่อข้อความ รับ บันทึกจดรายงานการ ประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ทำ รหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา ติดตาม และทำ ลาย ทั้งนี้ต้องเป็นระบบที่ให้ ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพเพื่อประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย
1) การจัดทำ การจัดทำ เอกสารเกี่ยวข้องกับการคิด อ่าน จด บันทึก สรุป ร่าง เขียน พิมพ์ ทำ สำ เนาเอกสารทั้ง ในรูปเอกสารที่เป็นสื่อสิ่งพิมพ์และสื่ออิเล็กทรอนิกส์ 2) การรับและส่ง การรับและส่งเอกสารสำ นักงาน หมายถึง การรับเอกสารเข้าจากภายนอกและการส่งออกไป ภายนอก งานส่วนนี้ยังเกี่ยวข้องกับการเสนอเรื่องต่อผู้บังคับบัญชาตามสายการปฏิบัติงานหรือตามลำ ดับชั้นของผู้ บังคับบัญชา เพื่อพิจารณา สั่งการ ทราบ ลงนาม รวมทั้งการติดตามเรื่องและการทำ บัตรตรวจค้นสำ หรับการรับและ ส่งเอกสารในงานสารบรรณที่ดำ เนินการด้วยระบบมือ เพื่อความสะดวกในการค้นหา 3) การเก็บรักษา การเก็บรักษาครอบคลุมการเก็บเอกสารสำ นักงาน แบ่งเป็น การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บ เมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว และการเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ ส่วนการรักษาเป็นการดูแลให้เอกสารอยูในสภาพใช้การ ได้ในทุกโอกาส การเก็บรักษายังเกี่ยวข้องกับสถานที่เก็บและระบบการจัดเก็บ การจัดเก็บอย่างเป็นระบบและมี มาตรฐานช่วยให้การค้นหาและใช้ประโยชน์จากเอกสารทำ ได้สะดวก รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ในปัจจุบันมีการนำ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์หรือระบบสำ นักงานอัตนมัติมาใช้มากขึ้น ทำ ให้การเก็บและค้นหาเอกสาร รวมทั้งการ รักษาเอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น 4) การยืม การปฏิบัติงานสำ นักงานอาจจำ เป็นต้องศึกษา ค้นคว้า หาหลักฐานอ้างอิง หรือเรื่องเดิม จึงอาจมี การยืมเอกสารไปใช้ อาจเป็นการยืมภายในหน่วยงานเดียวกันหรือระหว่างหน่วยงาน จำ เป็นต้องมีระเบียบหรือแนว ปฏิบัติเพื่อการอนุญาตให้มีการใช้ได้ การติดตามทวงถาม ป้องกันมิให้เอกสารสูญหายหรือนำ ไปใช้โดยผู้ไม่มีสิทธิหรือ ไม่ 5) การทำ ลาย การทำ ลายเอกสารสำ นักงานเป็นเรื่องจำ เป็นและมีความสำ คัญ เพราะเอกสารสำ นักงานมี ปริมาณเพิ่มมากขึ้น ย่อมเป็นภาระในการจัดเก็บและรักษา รวมทั้งสิ้นเปลืองพื้นที่จัดเก็บ เครื่องมือ อุปกรณ์ บุคลากร รวมทั้งการบริหารจัดการในส่วนที่เกี่ยวข้อง การทำ ลายเอกสารสำ นักงานจะมีระเบียบหรือแนวปฏิบัติกำ หนดไว้ โดย จะมีการกำ หนดอายุการเก็บเอกสารแต่ละประเภท มุ่งเน้นการกำ จัดเอกสารที่ไม่สำ คัญและไม่มีความจำ เป็นต้องเก็บ รักษา
เรื่องที่ 7.4 องค์ประกอบของการบริหารงานเอกสาร การบริหารงานเอกสารในที่นี้ได้แบ่งงานหรือหน้าที่ในความรับผิดชอบของผู้บริการงานเอกสารได้ดังต่อไปนี้ (1) การวางแผน (2) การกำ หนดหน้าที่และโครงสร้างของงานเอกสาร (3) การออกแบบระบบการจัดเก็บเอกสาร (4) การเก็บรักษา (5) การควบคุมงานเอกสาร (6) การทำ ลายเอกสารโดยมีรายละเอียดในแต่ละขั้นตอนดังนี้ 1. การวางแผน เป็นการเตรียมงานและเตรียมการปฏิบัติงานเอกสารเตรียมวัสดุอุปกรณ์และสถานที่ในการจัด เก็บเอกสารเตรียมกำ ลังคนที่มีความรู้ในการจัดเก็บเอกสารรวมทั้งกำ หนดนโยบายปฏิบัติงานต่างๆดังนี้ (1) นโยบายของแผนโดยกำ หนดลงไปว่าจะบริหารงานเอกสารโดยให้มีศูนย์กลางของเอกสารหรือจะแยก ควบคุมตามหน่วยงานย่อยหรืออาจใช้ทั้ง 2 ระบบ (2) การฝึกอบรมพนักงานเพื่อให้การควบคุมงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพพนักงานคนใดที่ได้รับมอบ อำ นาจให้รับผิดชอบเกี่ยวกับงานเอกสารจะต้องมีความรู้ความชำ นาญอย่างถูกต้องเกี่ยวกับการดำ เนินการด้าน เอกสารถ้าพนักงานไม่มีความรู้ต้องจัดให้มีการฝึกอบรมก่อนเข้ามารับหน้าที่ (3) มาตรฐานระบบงานการบริหารงานเอกสารจะต้องมีการกำ หนดมาตรฐานอันเดียวกันทั้งระบบเพื่อ ให้การบริการและการควบคุมทำ ได้ง่ายและสะดวก 2. การกำ หนดหน้าที่และโครงสร้างของงานเอกสาร เป็นการกำ หนดหน้าที่และความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติ งานเอกสารและกำ หนดโครงสร้างของงานเอกสารว่าจะให้งานเอกสารเก็บไว้ที่ศูนย์กลางแห่งเดียวกัน (CENTRALIZATION FILING) เก็บไว้ที่หน่วยงานต่าง ๆ (DECENTRALIZATION FLING) หรือเก็บไว้ทั้งที่ศูนย์กลาง และหน่วยงานต่าง ๆ โดยพิจารณาถึงข้อดีของแต่ละกรณีดังนี้ (1) การเก็บไว้ที่ศูนย์กลางมีข้อดีคือปริมาณงานและอุปกรณ์ในการทำ งานน้อยบุคลากรมีความชำ นาญ เฉพาะด้านและทำ งานมีประสิทธิภาพประหยัดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรและอุปกรณ์ส่วนข้อเสียก็คือหน่วยงานต่าง ๆ เมื่อต้องการใช้ข้อมูลจะขาดความคล่องตัวในการทำ งาน (2) การเก็บไว้ที่หน่วยงานต่าง ๆ มีข้อดีคือเหมาะกับข้อมูลที่มีลักษณะเป็นความลับการเก็บและการนำ ออกมาใช้สะดวกและรวดเร็วแต่มีข้อเสียก็คือวัสดุอุปกรณ์และพนักงานต้องกระจายตามหน่วยงานต่าง ๆ ทำ ให้ไม่ ประหยัดและวิธีปฏิบัติงานอาจแตกต่างกัน (3) การเก็บไว้ทั้งที่ศูนย์และหน่วยงานต่าง ๆ (CENTRALIZATION AND DECENTRALIZATION FILING) การจัดเก็บวิธีนี้มีวัตถุประสงค์จะขจัดข้อเสียทำ ได้ดังนี้ - ให้หน่วยงานต่าง ๆ เก็บเอกสารของตนและเพื่อให้เกิดการประสานงานกันและถือปฏิบัติเป็นระบบเดียวกันก็ จะจัดให้มีศูนย์กลางการควบคุมทำ หน้าที่รับผิดชอบในการบริหารงานเอกสารขององค์การ
3. การออกแบบระบบจัดเก็บเอกสาร เป็นการกำ หนดว่าจะจำ แนกเอกสารตามระบบใดระบบหนึ่ง และกำ หนด กระบวนการจัดเก็บเอกสารในแต่ละระบบนั้นซึ่งรายละเอียดได้กล่าวไว้ในหัวข้อระบบการจัดเก็บเอกสารและกระ บวนการจัดเก็บเอกสาร 4. การเก็บรักษา การเก็บรักษาหนังสือแบ่งออกเป็นการเก็บในระหว่างปฏิบัติและเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จเรียบร้อย แล้ววิธีเก็บรักษามีดังนี้ (1) การเก็บในระหว่างปฏิบัติเป็นการเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จก็ถือว่าอยู่ในความรับผิดชอบของผู้ ปฏิบัติหรือของผู้ที่รับเรื่องไว้ (2) เก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้วผู้เก็บต้องทำ หลักฐานการเก็หรืออาจโอนเอกสารไป แยกเก็บไว้ต่างหากเพื่อ ประหยัดต้นทุนในการเก็บรักษา 5. การควบคุมงานเอกสาร เป็นการตรวจสอบการปฏิบัติงานเอกสารตั้งแต่เริ่มผลิตเอกสารไม่ว่าจะเป็นการ คิดร่างเขียนแต่งพิมพ์ทำ สำ เนาก่อนจะผลิตเอกสารขึ้นมาแต่ละชิ้นผู้ผลิตจะต้องมีการควบคุมอย่างรอบคอบและ เมื่อผลิตแล้วก็ต้องควบคุมวิธีการใช้เอกสารตั้งแต่การเสนอการรับการอ้างอิงแล้วจึงนำ ไปเก็บรักษาเพราะมีปัญหา ที่เกิดขึ้นในการใช้เอกสารมากเนื่องจากมีการใช้เกินความจำ เป็นหรือมีเอกสารมากจนไม่มีเวลาอ่านอีกปัญหาหนึ่งก็ คือการขอยืมเอกสารอันจะนำ มาซึ่งการคอยการทวงถามและการสูญหายเกิดขึ้นทำ ให้ผู้เป็นเจ้าของเอกสารไม่ต้อง การจะให้หน่วยงานอื่น ๆ ขอยืมเอกสารของตนและได้ใช้วิธีการการควบคุมการยืมเอกสารโดยใช้บัตรยืมกำ หนด เวลายืมจดบันทึกการขอยืมและติดตามเอกสารที่ถูกยืมไปเพื่อป้องกันการลืมการสูญหายเป็นต้น นอกจากหน้าที่ดัง กล่าวข้างต้นการควบคุมงานเอกสารยังมีการแก้ไขปรับปรุงการปฏิบัติงานให้ดีขึ้น เช่น การกำ หนดศูนย์กลางการ ควบคุมการให้คำ แนะนำ การัดระบบการจัดทำ คู่มือการปฏิบัติงานเอกสารโดยอธิบายถึงนโยบายการบริหารการจัด ระบบและวิธีการจัดเก็บเอกสารแก่พนักงาน เป็นต้น 6. การทำ ลายเอกสาร เอกสารที่ไม่มีประโยชน์แล้วอาจทำ ลายเสียโดยใช้เครื่องมือเผาหรือโดยวิธีอื่น ๆ ก่อน ทำ ลายเสนอรายการชื่อหนังสือที่สมควรทำ ลายแก่ผู้บังคับบัญชาพิจารณาให้ทำ ลายมีข้อพิจารณาดังนี้ (1) เอกสารที่จะต้องเก็บรักษาไว้มีเอกสารอะไรบ้างที่สำ คัญและจะต้องเก็บไว้นานเท่าใดหากไม่มีหลัก เกณฑ์ที่รัดกุมแล้วอาจเป็นเหตุให้สูญเสียเอกสารที่สำ คัญไปและอาจก่อให้เกิดความเสียหายตามมา (2) เอกสารที่ต้องทำ ลายควรมีวิธีจัดการอย่างไรความลับจึงจะไม่รั่วไหลไปสู่บุคคลภายนอก (3) แนวทางการกำ หนดอายุการเก็บรักษาเอกสาร
เรื่องที่ 7.5 หลักการและลักษณะการบริหารงานเอกสารสำ นักงานให้มีประสิทธิภาพ 7.5.1 หลักการบริหารงานเอกสารสำ นักงานให้มีประสิทธิภาพ การจัดการงานเอกสารสำ นักงานให้มีประสิทธิภาพมีหลักการมีควรคำ นึงถึงคือ การวางแผนงาน การจัดสายงาน หรือโครงสร้างขององค์การ การอำ นวยการ และการควบคุมติดตามงาน ดังนี้ 1) การวางแผนงาน การวางแผนเป็นหน้าที่ประการแรกในกระบวนการบริหร เกี่ยวข้องกับการกำ หนด อนาคตและทิศทางการดำ เนินงาน การกำ หนดวิสัยทัศน์ เป้าหมาย แผนการดำ เนินงาน และการตัดสินใจ การ วางแผนการบริหารงานเอกสารเกี่ยวข้องกับทรัพยากรการบริหารซึ่งจะต้องสอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดจาก เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ซึ่งมีผลกระทบต่อการบริหารจัดการงานสำ นักงานและการบริหารจัดการ เอกสาร สู่การเป็นสำ นักงานอัตโนมัติและการพัฒนาสู่สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงกฎหมายและระเบียบที่ เกี่ยวข้อง 2) การจัดสายงานหรือโครงสร้างขององค์การ ควรเน้นความคล่องตัว การลดขั้นตอนและระยะเวลาการ ปฏิบัติงาน ซึ่งเป็นตัวชี้วัดที่สำ คัญของการบริหารจัดการองค์การยุคปัจจุบัน สามารถประสานการดำ เนินภารกิจของ องค์การรวมทั้งการใช้ทรัพยากรร่วมกันให้เกิดผลสัมฤทธิ์และสร้างความพึงพอใจให้ผู้รับบริการ 3) การอำ นวยการ เกี่ยวข้องกับการมอบหมายงานตามขั้นตอนอย่างเป็นระบบการทำ งานเป็นทีม มนุษย์ สัมพันธ์แรงจูงใจ บุคลากรสัมพันธ์ เพื่อผลักดันให้งานบรรลุเป้าหมายที่กำ หนดไว้ การควบคุมติดตามงาน เกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพยากรการบริหาร โดยเฉพาะการควบคุมด้านงบประมาณ พัสดุสำ นักงาน เช่น การทำ สำ เนาเอกสารเกินกว่าความจำ เป็น ซึ่งทำ ให้เกิดปัญหาความสิ้นเปลืองงบประมาณ การ ควบคุมและเร่งรัดงานให้เป็นไปอย่างรวดเร็ว ทันเวลา งานสารบรรณส่วนราชการกำ หนดว่า หนังสือราชการทั้งปวง ที่ไม่มีปัญหา เมื่อถึงบุคคลใด บุคคลนั้นต้องพิจารณาเสนอความเห็นทันทีให้เสร็จในวันนั้นหรืออย่างช้าในวันรุ่งชื้น และกำ หนดให้มีการตรวจสอบงานสารบรรณเพื่อดำ เนินการเร่งรัดเป็นงวด ๆ โดยแบ่งเป็น 3 งวด คือประจำ สัปดาห์ ประจำ เดือน และประจำ ปี 7.5.2 ลักษณะการบริหารงานเอกสารสำ นักงานให้มีประสิทธิภาพ การบริหารงานเอกสารสำ นักงานที่มีประสิทธิภาพเน้นการบรรลุเป้าหมาย ความถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ การ ประหยัดค่าใช้จ่าย ความเหมาะสมกับสภาพและขนาดขององค์การ ความรู้ ความสามารถของผู้ปฏิบัติงาน และความ พึงพอใจของผู้รับบริการ 1) การบรรลุเป้าหมาย ผลการดำ เนินงานเป็นไปตามเป้าหมายที่กำ หนด ทั้งในด้านปริมาณงาน ระยะ เวลาการทำ งาน ความรวดเร็ว ทันเวลา ทันการใช้งาน มีการประยุกต์ทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารในการ บริหารจัดการและการดำ เนินงาน 2) ความถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ ผลงานมีความถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ทั้งในด้านเอกสาร กระบวนการบริหารจัดการและการดำ เนินงานหรือการประเมินคุณภาพ
เรื่องที่ 7.6 ความหมายของอุปกรณ์สำ นักงาน อุปกรณ์ที่ใช้ในสำ นักงานเป็นองค์ประกอบหนึ่งที่มีความสำ คัญต่อการจัดผังหรือจัดพื้นที่ภายในสำ นักงานเพราะ จำ นวน ขนาด ลักษณะของการใช้งาน และข้อกำ หนดพิเศษของอุปกรณ์ต่าง ๆ นั้นมีผลกระทบต่อขนาดและรูปแบบ ของการจัดพื้นที่สำ นักงาน เช่น สำ นักงานที่ใช้ระบบสำ นักงานอัตโนมัติ จะต้องมีปัจจัยที่พิจารณาเพิ่มขึ้น คือ วิธีการ เดินสายไฟหรือสายเคเบิลต่าง ๆ เพื่อใช้ในการทำ งานของอุปกรณ์ต่าง ๆ เหล่านั้น อุปกรณ์บางประเภทต้องการ สภาพแวดล้อมที่พิเศษกว่าพื้นที่ทั่วไปของสำ นักงาน เช่น คอมพิวเตอร์ ซึ่งเป็นอุปกรณ์ที่มีข้อกำ หนดที่เข้มงวดในการ ควบคุมคุณภาพอากาศภายในห้อง โดยเฉพาะอุณหภูมิ ความชื่น และฝุ่นละออง เครื่องพิมพ์หรือเครื่องสำ เนาเอกสาร ที่มีการใช้สารเคมิในการทำ งาน ซึ่งอาจจะเป็นมลพิษกับผู้ที่ปฏิบัติงาน จึงต้องจัดตำ แหน่งพื้นที่นี้แยกออกจากพื้นที่ ทั่วไป และต้องมีมาตรการควบคุมคุณภาพของอากาศภายในพื้นที่ปฏิบัติงานเหล่านั้น เป็นต้น ดังนั้นการจัดพื้นที่ ภายในสำ นักงาน จึงมีอุปกรณ์สำ นักงานเป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่ต้องพิจารณาไปพร้อมกับปัจจัยอื่น ซึ่งอุปกรณ์ที่ใช้ใน สำ นักงานยังเป็นเครื่องช่วยให้งานสำ นักงานมีประสิทธิภาพ การเลือกสรรอุปกรณ์แต่ละประเภทให้มีหลักการที่ใช้เพื่อ พิจารณาประกอบกับคุณสมบัติเฉพาะของอุปกรณ์ เพื่อให้ได้มาซึ่งอุปกรณ์ที่สนองประโยชน์ใช้สอยในงาน สำ นักงานตามวัตถุประสงค์ อุปกรณ์สำ นักงาน หมายถึง เครื่องมือ เครื่องใช้ หรืออุปกรณ์ ที่ใช้ในบริบทของการดำ เนินงานของสำ นักงาน เพื่อช่วยให้งานสำ นักงานมีประสิทธิภาพ มีเสถียรภาพและความปลอดภัยในการทำ งานยิ่งขึ้น เช่น ใช้เวลาในการ ทำ งานน้อยลงทำ งานได้สะดวก รวดเร็ว ลดความซ้ำ ช้อนการทำ งาน สามารถสืบค้นข้อมูลสารสนเทศที่ต้องการได้ใน ระยะเวลาอันสั้น เป็นต้น (ชัยเลิศ, 2559) เครื่องใช้สำ นักงาน หมายถึง เครื่องมือที่บุคคลนำ มาใช้ให้เกิดประโยชน์ในการปฏิบัติงานสำ นักงาน (สุภาภรณ์, 2554) เรื่องที่ 7.7 ประเภทของอุปกรณ์สำ นักงาน เนื่องจากอุปกรณ์สำ นักงานจะมีการพัฒนารูปแบบและประสิทธิภาพของอุปกรณ์อยู่ตลอดเวลา ดังนั้น ผู้บริหาร สำ นักงานจำ เป็นจะต้องติดตามความเปลี่ยนแปลงในด้านคุณภาพและประสิทธิภาพของอุปกรณ์อยู่เสมอ เมื่อจำ เป็น ต้องเปลี่ยนหรือซื้ออุปกรณ์ใหม่จะได้เลือกใช้อุปกรณ์สำ นักงานที่ทันสมัยและสามารถสนองประโยชนใช้สอยอย่าง สูงสุด การจำ แนกประเกทของอุปกรณ์สำ นักงานทำ ได้หลายรูปแบบชื้นอยู่กับหลักการของผู้จำ แนก ถ้าถือลักษณะ งานที่ใช้อุปกรณ์เป็นหลักก็จะจำ แนกเป็นอุปกรณ์ในงานคำ นวณ อุปกรณ์ในงานผลิตเอกสาร และอุปกรณ์นงาน เลขานุการและงานติดต่อสื่อสาร แต่ถ้าถือวิธีการปฏิบัติงานข้อมูลข่าวสารเป็นหลักก็จะจำ แนกเป็นอุปกรณ์ผลิต บันทึกและจัดเก็บข้อมูล อุปกรณ์ประมวลผลข้อมูล และอุปกรณ์ติดต่อสื่อสารข้อมูล
เรื่องที่ 7.9 การบริหารและประโยชน์ของอุปกรณ์สำ นักงาน 7.9.1 การบริหารของอุปกรณ์สำ นักงาน องค์ประกอบสำ คัญในการบริหารอุปกรณ์สำ นักงาน ประกอบด้วย การจัดหาอุปกรณ์สำ นักงาน การลงทะเบียน ควบคุมอุปกรณ์สำ นักงาน การบำ รุงรักษาอุปกรณ์สำ นักงาน และการจัดหาอุปกรณ์สำ นักงานทดแทนของเก่า 7.9.1.1 การจัดหาอุปกรณ์สำ นักงาน ปัจจุบัน อุปกรณ์สำ นักงานประเกทที่เป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์หรืออุปกรณ์ติจิทัลมักมีการพัฒนาและมีการ เปลี่ยนแปลงรุ่นและแบบอย่างรวดเร็ว และจะล้าสมัยในระยะเวลาอันสั้น เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์อุปกรณ์ประชุม ทางไกลผ่านวีดิทัศน์ (VIDEO CONFERENCE) ดังนั้น ก่อนตัดสินใจซื้อ อาจพิจารณาริธีอื่น เช่น การเช่าอุปกรณ์ สำ นักงาน หรือการเช่าซื้อ การเช่าโตยมากมักเป็นการเช่าระยะสั้น เกิดจากมีคามจำ เป็นต้องใช้งานอุปกรณ์สำ นักงาน ที่เกิดขึ้นอย่างกะทันหันและมีความต้องการใช้งานในช่วงเวลาสั้นหรือการดำ เนินการเป็นครั้งคราว เช่น การประชุม ทางไกลผ่านวีดิทัศน์ อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบัน พบว่า องค์การต่าง ๆ มีการเช่าอุปกรณ์สำ นักงานในระยะยาวมากขึ้น เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการจ้างช่างหรือคนดูแลอุปกรณ์สำ นักงาน โดยมากมักทำ สัญญา 2-3 ปี โดยมีข้อสัญญา คือ ผู้ให้ เช่าต้องให้บริการตรวจและซ่อมบำ รุงอุปกรณ์สำ นักงานสำ รองไว้อย่างน้อยร้อยละ 5-10 ของจำ นวนที่ระบุไว้ใน เรื่องที่ 7.8 การเลือกใช้อุปกรณ์สำ นักงาน การเลือกใช้อุปกรณ์สำ นักงานในแต่ละองค์การนั้นขึ้นอยู่กับขนาดและรูปแบบการบริหาร ขององค์การ กล่าวคือ องค์การขนาดใหญ่ย่อมเลือกใช้อุปกรณ์แตกต่างจากองค์กรขนาดเล็ก ทั้งขนาดและประสิทธิภาพของอุปกรณ์ เพราะ ลักษณะของงานและปริมาณงานต่างกัน ในทำ นองเดียวกันถ้าองค์การใดใช้ระบบบริหารแบบรวมอำ นาจ ก็ย่อม จำ เป็นต้องใช้อุปกรณ์ที่เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์การ แต่ถ้าใช้ระบบบริทารแบบกระจายอำ นาจหน่วยงานต่าง ๆ ย่อมมีอิสระในการกำ หนดแบบของอุปกรณ์สำ นักงานของตนเองได้ กระบวนการเลือกอุปกรณ์สำ นักงานเป็นสิ่งที่ต้องใช้เวลามาก โดยเฉพาะในงานที่เกี่ยวกับการเลือกอุปกรณ์เป็น จำ นวนมาก และมีความหลากหลายในประเภทของอุปกรณ์ สิ่งที่จะช่วยในการตัดสินใจเลือกอุปกรณ์ให้ตรงตามความ ต้องการของสำ นักงาน จะแบ่งเป็นข้อพิจารณาเกี่ยวกับอุปกรณ์ ผู้จำ หน่าย และการบำ รุงรักษา การเลือกใช้อุปกรณ์ สำ นักงานจึงต้องพิจารณาให้ถี่ถ้วน และควรคำ นึงถึง ความจำ เป็น ความเหมาะสม ความน่าเชื่อถือของผู้ผลิตอุปกรณ์ รายละเอียดของอุปกรณ์ราคาของอุปกรณ์ วิธีการใช้งาน ความปลอดภัยในการใช้งาน ความยึดหยุ่นในการใช้งาน ความง่ายต่อการใช้งาน ความเร็วของการทำ งาน ค่าใช้จ่ายในการทำ งานของอุปกรณ์ ข้อมูลของผู้ช้อุปกรณ์ การจัด มาตรฐานของอุปกรณ์ สัญญาเช่า วิธีนี้ทำ ให้สำ นักงานไม่ต้องจ้างช่างไว้ในสำ นักงานเพื่อการซ่อมบำ รุงอุปกรณ์สำ นักงานดังกล่าว การเช่าซื้อ จะมีลักษณะสัญญาคล้ายคลึงกับการเช่า ต่างกันที่การเช่าซื้อมักจะถือว่าเงินที่ชำ ระในค่าเช่า ถือว่าเป็นการชำ ระส่วน หนึ่ง ผู้เช่าเพียงแต่ชำ ระเงินเพิ่มเติมอีกส่วนหนึ่ง เมื่อครบสัญญาแล้ว อุปกรณ์สำ นักงานดังกล่าวจะตกเป็นของผู้เช่า ซื้อ
7.9.1.2 การลงทะเบียนควบคุมอุปกรณ์สำ นักงาน หน่วยงานมีความจำ เป็นต้องลงทะเบียนอุปกรณ์สำ นักงาน เพื่อทำ ให้สามารถควบคุมทางด้านบัญซีและทางด้าน การบำ รุงรักษาอุปกรณ์สำ นักงานให้อยู่ในสภาพดี พร้อมในการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพการควบคุมทางบัญชี สามารถระทำ ได้โดยการบันทึกรายละเอียดต่าง ๆ ของอุปกรณ์สำ นักงานไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์ที่ซื้อมาหรือเช่า หรือ เช่าซื้อมาก็ตาม รายละเอียดที่ควรจะบันทึ! เช่น หมายเลขเครื่องอุปกรณ์ วันเดือนปี และราคาที่ซื้อหรือเช่า คำ นวณ ค่าเสื่อมราคาของแต่ละบีของอุปกรณ์เครื่องใช้สำ นักงาน คำ นวณมูลค่าที่แท้จริงของอุปกรณ์ บันทึกสถานที่หรือ หน่วยงานย่อยที่ใช้งานอุปกรณ์สำ นักงานนั้น ๆ การบันทึกวัสดุสิ้นเปลืองที่ใช้กับอุปกรณ์สำ นักงานนั้น ๆ การย้าย สถานที่หรือหน่วยงานย่อยที่ใช้งานอุปกรณ์นั้น ๆ การตัดจำ หน่ายอุปกรณ์สำ นักงานนั้น ๆ เมื่อหมดสภาพการใช้งาน หรือในกรณีที่ไม่สามารถช่อมบำ รุงให้อยู่ในสภาพดี ที่สามารถที่จะใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ 7.9.1.3 การบำ รุงรักษาอุปกรณ์สำ นักงาน การบำ รุงรักษาอุปกรณ์สำ นักงานสามารถกระทำ ได้หลายวิธี เช่น 1) การดูแลรักษาหลังใช้งานโดยผู้ใช้งานอุปกรณ์สำ นักงานเอง เช่น การเซ็ดถู ทำ ความสะอาดอุปกรณ์ สำ นักงาน การทดสอบสมรรถภาพการทำ งานปกติของอุปกรณ์สำ นักงาน วัตถุประสงค์หลักเพื่อเป็นการยืดอายุการใช้ งานหรือป้องกันความเสียหายอันอาจเกิดจากการใช้งานผิดวิธี 2) การบำ รุงรักษาด้วยช่างของสำ นักงานเอง ในกรณีที่อุปกรณ์สำ นักงานเครื่องนั้นมีขั้นตอนการบำ รุง รักษาง่ายไม่มีเครื่องยนต์กลไกที่สลับชับช้อน สามารถช่อมบำ รุงรักษาด้วยช่างของสำ นักงานเองได้ 3) จัดตั้งหน่วยซ่อมบำ รุงของสำ นักงานเอง โดยการจัดหาอุปกรณ์สำ นักงานหรือชิ้นส่วนของอุปกรณ์ สำ นักงานสำ รอง ในกรณีที่เกิดข้อขัดข้องหรือติดขัดส่งผลให้อุปกรณ์สำ นักงานไม่สามารถทำ งานต่อไปได้ และการ เปลี่ยนอุปกรณ์สำ นักงานหรือการเปลี่ยนชิ้นส่วนของอุปกรณ์สำ นักงานไม่สลับชับช้อนมากจนเกินไป อาจอยู่ในวิสัยที่ สามารถฝึกอบรมให้ช่างภายในสำ นักงานนั้น ( ตรวจซ่อมหรือให้การบำ รุงรักษาเองได้ 4) การทำ สัญญาบริการกับบริษัทหรือตัวแทนจำ หน่ายอุปกรณ์สำ นักงาน ซึ่งมักทำ สัญญาเป็นรายปี ความ คุ้มครองที่เกิดขึ้นนั้น ขั้นกับสัญญาหรือข้อตกลงที่ทำ กันไว้ เช่น สัญญาบริการตรวจการทำ งานและให้การบำ รุงรักษา เป็นประจำ รายเดือน หรืออาจเป็นสัญญารวมค่าแรงและอะไหล่ พร้อมให้บริการตรวจซ่อมจนใช้งานได้ภายในเวลาที่ กำ หนด หรืออาจเป็นสัญญาที่ครอบคลุมเฉพาะค่าบริการหรือค่าแรงเท่านั้นแต่คิดค่าวัสดุอุปกรณ์หรืออะไหล่แยกต่าง หาก เป็นต้น
7.9.2 ประโยชน์ของอุปกรณ์สำ นักงาน งานสำ นักงานมีความจำ เป็นต้องใช้อุปรณ์ เครื่องมือ เครื่องใช้ เนื่องจากการใช้เครื่องมือเครื่องใช้มีประโยชน์ต่อ ไปนี้ 1. ประหยัดแรงงาน งานสำ นักงานบางชนิดที่ใช้เครื่องใช้ทำ แทน จะสามารถลดจำ นวนบุคลากรได้มากเงิน จากลดค่าตอบแทนบุคลากรก็จะเพียงพอที่จะใช้เป็นค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเครื่องใช้ 2. ประหยัดเวลา เครื่องใช้สำ นักงานสามารถลดเวลาในการทำ งานได้อย่างมาก 3. ลดค่าใช้จ่าย เนื่องจากลดเวลาและลดจำ นวนบุคลากรในการทำ งาน จึงทำ ให้กิจการสามารถลดค่าใช้ จ่ายต่าง ๆ ลงได้ 4. ความถูกต้องและความเป็นระเบียบ เครื่องใช้สำ นักงานนอกจากจะทำ งานได้รวดเร็ว และประหยัดแรง คนแล้วคุณภาพของงานด้านความถูต้องและความเป็นระเบียบยังดีกว่าการใช้แรงงานทำ เพียงอย่างเดียว 5. ลดความซ้ำ ช้อนในการทำ งาน เป็นการลดความจำ เจ ซ้ำ ซาก น่าเบื่อหน่ายจากการให้บุคลากรทำ งาน บางชนิด 6. ควบคุมได้สะดวก การใช้เครื่องจักรที่มีความถูกต้องและเป็นระเบียบจะทำ ให้สะดวกในการตรวจสอบ 7. สร้างภาพพจน์ให้กับองค์กรและสามารถกระตุ้นความต้องการของลูกค้าได้ เครื่องใช้สำ นักงานที่ทันสมัย สามารถช่วยให้ผู้มาติดต่อเกิดความรู้สึกที่ดี และนิยมชมชอบองค์การได้ เช่น ธนาคารใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ออนไลน์ และมีเครื่องเบิกเงินอัตโนมัติ ทำ ให้ผู้ใช้บริการได้รับความสะดวกรวดเร็วและเกิดความประทับใจ สรุป การบริหารงานเอกสาร เป็นกระบวนการในการควบคุมดูแลงานเอกสารตั้งแต่การผลิต การเก็บ การนำ ไปใช้ การรักษา และการทำ ลาย อย่างมีประสิทธิภาพ โดยองค์ประกอบการบริหารเอกสารตั้งแต่การวางแผน การกำ หนด หน้าที่และโครงสร้างของงานเอกสาร การออกแบบระบบการจัดเก็บเอกสาร การควบคุมและการทำ ลายเอกสาร นอกจากในการบริหารงานเอกสารสมัยใหม่ยังต้องให้อุปกรณ์สำ นักงานช่วยในการบริหารงานเอกสารให้เกิดความ สะดวกรวดเร็วในการค้นหาเอกสาร การบริหารอุปกรณ์สำ นักงาน ประกอบด้วย การจัดหาอุปกรณ์สำ นักงานการลงทะเบียนควบคุมอุปกรณ์ สำ นักงานการบำ รุงรักษาอุปกรณ์สำ นักงาน และการจัดหาอุปกรณ์สำ นักงานทดแทนของเก่าประโยซน์ของอุปกรณ์ สำ นักงานช่วยประหยัดแรงงาน เวลา ลดค่าใช้จ่าย ความถูต้องและความเป็นระเบียบ ลดความซ้ำ ช้อนในการ ควบคุมได้สะดวก สร้างภาพพจน์ให้กับองค์การและสามารถกระตุ้นความต้องการของลูกค้าได้