บทที่ 3 วัสดุ อุปกรณ์และการจัดสถานที่ในการจัดประชุม

1

วสั ดุ อุปกรณ์ และสถานทใี่ นการจดั การประชมุ

การจัดประชุมแต่ละคร้ัง ส่ิงที่ต้องคานึงถึงและต้องเตรียมการตรวจสอบความเรียบร้อย
คือการตรวจสอบความเรียบร้อยของอุปกรณ์ การเลือกห้องประชุม รูปแบบการจัดห้องประชุม
รูปแบบการจัดเวที การจดั ห้องรับประทานอาหาร รวมไปถึงการจดโต๊ะหมู่บูชา สิ่งเหล่านี้เป็นส่ิงที่มี
สว่ นทาให้การประชุมแตล่ ะครั้งมีบรรยากาศความเป็นวิชาการ

การจดั เตรยี มวสั ดุ อุปกรณ์ และสถานทป่ี ระชมุ

ก่อนที่จะดาเนินการจัดประชุมอย่างเป็นทางการ องค์ประกอบของกระบวนการจัดประชุมต้อง
พิจารณาถึงความสัมพันธ์กันกับสถานที่ที่ใช้ในการดาเนินการประชุมไปพร้อมๆ กันเพื่อจะทาให้การ
ประชุมดาเนนิ การไปดว้ ยความเรียบรอ้ ย โดยมีรายละเอยี ดทตี่ ้องพจิ ารณา ดงั ต่อไปน้ี

1. ตดิ ต่อขออนญุ าตใชส้ ถานที่ ทาหนงั สือขออนุญาต - จองลว่ งหนา้ / ติดตอ่ ผู้ดูแลสถานท่ี

2. จดั เตรยี มอปุ กรณป์ ระจา - เคร่อื งเสยี ง ไมโครโฟน
หอ้ งประชมุ ได้แก่ - เคร่ืองบันทึกเทป
- เครอ่ื งฉายสไลด์ เครอ่ื งฉายภาพ
- เคร่อื งฉายภาพข้ามศีรษะ
- จอรับภาพ
- คอมพวิ เตอร์ พร้อมสายตอ่ ตา่ ง ๆ
- การเชอ่ื มต่อระบบ Internet
- เครื่องพิมพ์ หมึกพิมพ์
- กระดาษสาหรับบันทึก กระดาษ A4 กระดาษสี
- ปกหรือซองใสเ่ อกสาร
- อุปกรณส์ ารองข้อมูล Flash drive
- อปุ กรณ์เครือ่ งเขยี นต่าง ๆ เช่น ปากกา ยางลบ ไม้

บรรทัด กรรไกร คตั เตอร์ ลวดเสียบกระดาษ ท่เี ย็บ
กระดาษ ฯลฯ

2

3. ดูแลความสะอาด

4. เตรียมการและตรวจสอบ
ความเรียบร้อย

ควรกระทาก่อนลว่ งหน้า 1 วัน เชน่
• จดั เตรียมเวที -> ตดิ อกั ษรชื่อบนฉาก-ผ้าม่านบนเวที
• จัดวางโต๊ะ + ผ้าปโู ตะ๊ เก้าอี้ แทน่ บรรยายสาหรับผู้เข้ารว่ มสัมมนา วทิ ยากร

ประธานเปิดงานท่ีลงทะเบยี น ฯลฯ
• ติดตั้งไมโครโฟน คอมพวิ เตอร์ โปรเจคเตอร์ เครื่องฉาย ฯลฯ
• เตรียม-ต้ังแผ่นปา้ ยชื่อวิทยากร
• ตดิ ป้ายชื่อฝา่ ยต่างๆ ตดิ สญั ลกั ษณ์เส้นทางการเข้าสหู่ อ้ งสมั มนา ห้องน้า-สขุ า
• ถา้ เปน็ พธิ กี ารตอ้ งต้ังโต๊ะหม่บู ูชา ประดับธงชาตไิ ทย พระบรมฉายาลักษณ์ โดยวาง

ไวม้ มุ ขวาของเวที

วตั ถุประสงคก์ ารจดั สถานทปี่ ระชมุ

1. เพือ่ ใหก้ ารดาเนินการในการจดั ประชุมดาเนินการไปอย่างราบรื่น ประสบความสาเรจ็
พบข้อบกพร่องน้อยท่ีสุดในการจัดประชุม

2. เพ่อื สร้างบรรยากาศภายในหอ้ งประชุม บริเวณรอบอาคารสถานที่ให้เกดิ ความน่าสนใจ
สอดคลอ้ งกับเรอ่ื งที่จัดประชมุ

3. เพื่อสร้างความภาคภมู ิใจให้เกิดแก่ผู้เขา้ ร่วมประชมุ ผู้จัด หรือเจ้าภาพในการจดั

3

ขอ้ มลู ประกอบการพจิ ารณาในการจดั สถานทปี่ ระชมุ

ผู้ดาเนินการจัดประชมุ หรอื ผูท้ ี่มีหนา้ ทจี่ ัดสถานที่ จะต้องประสานไปยงั ฝ่ายที่เกีย่ วขอ้ ง
ได้แก่ ประธาน เลขานกุ าร งานทะเบยี น สวสั ดกิ าร เพื่อหาข้อมูลประกอบการจัดสถานที่ ดังนี้

1. จานวนผู้เขา้ ร่วมประชุมทั้งหมด -> จดั ท่นี ่ัง / จัดห้องประชมุ

2. จานวนและขนาดหอ้ งท่ีใชป้ ระชมุ -> จัดให้เหมาะสมกับจานวนคน

3. สถานทตี่ ั้งของหอ้ งประชมุ -> เดินทางสะดวก / เป็นทีร่ ้จู กั / อาคาร ชั้น หอ้ ง ระบใุ ห้
ละเอียด /ทาปา้ ยเดนิ ทางเข้าสู่ห้องประชมุ / มแี ผนทป่ี ระกอบ

4. ห้องสัมมนา / ห้องรบั รอง / ห้องน้า -> ควรอยบู่ ริเวณใกล้กนั

5. ห้องประชมุ ควรเปน็ เอกเทศ -> ไม่มีกลิ่น แสง เสยี งรบกวน

6. มอี ากาศถ่ายเทสะดวก -> อุณหภมู ิ แสงสวา่ ง ระบบเสียงทเี่ หมาะสม

7. เคร่ืองอานวยความสะดวก -> จัดหาระบบโสตฯ และเคร่อื งมือท่ีจาเป็นพรอ้ มผดู้ ูแล

8. จัดทาผงั ห้องประชมุ -> ติดลูกศรชีท้ างเขา้ -ออก / ตดิ ปา้ ยชื่อหอ้ งให้ชดั เจน

9. จดั เตรียมปา้ ยชื่อ -> วิทยากร / ประธาน / ป้ายรบั ลงทะเบียน /
10. วางแผนออกแบบเวทีการประชุม ป้ายฝ่ายประชาสัมพนั ธ์ ฯลฯ

4

รปู แบบการจดั หอ้ งประชมุ

การจัดสถานท่ีสาหรับการประชุม อาจจะมีการจัดรูปแบบแตกต่างกัน ซ่ึงควรจะจัดให้วิทยากร
มองเห็นผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน เว้นช่องทางเดินสะดวก คล่องตัว ไม่แคบจนเกินไป บรรยากาศดี เย็น
สบาย สะอาด สามารถจัดได้หลายแบบตามความเหมาะสม/ความนยิ ม โดยยดึ ความสะดวกเปน็ หลัก
• หอ้ งประชมุ ขนาดใหญ่ สาหรับผู้เข้าร่วมประชุมท่ีมีปริมาณมาก จัดโต๊ะวิทยากรไว้ด้านหน้า สูงกว่า

โต๊ะผู้เขา้ รว่ มประชุม
• หอ้ งประชมุ ขนาดกลาง ผ้เู ขา้ รว่ มประชุม 30-50 คน ประยุกต์ใช้จากห้องประชุมขนาดใหญ่ โดย

ก้ันจากหอ้ งใหญ่ สามารถปอ้ งกันเสียงรบกวนจากห้องอ่ืนได้ หรอื ประยุกตจ์ ากรปู แบบขนาดเล็ก
• ห้องประชุมขนาดเล็ก ผเู้ ข้ารว่ มประชมุ 10-20 คน

ดังน้ัน การจัดรูปแบบห้องประชุมควรพิจารณาจากขนาดของห้องและจานวนผู้เข้าร่วมประชุม
และสามารถวางรูปแบบได้ดังต่อไปนี้

1. การจดั ทน่ี งั่ แบบหอ้ งเรยี น
เป็นการจัดที่น่ังเรียงเป็นแถว วิทยากรยืนบรรยาย หรือน่ัง

บรรยายอยู่ด้านหน้า ซ่ึงนิยมจัดให้สูงกว่าผู้ฟังเพ่ือจะได้เห็นผู้บรรยาย
โดยท่ัวกัน การจัดแบบห้องเรียนเหมาะสาหรับการบรรยายที่มีผู้เข้ารับ
การประชมุ จานวนมากๆ

2. การจัดทนี่ งั่ แบบวงกลม
ใชก้ บั เทคนคิ การประชุมที่ต้องการให้สมาชิกไดอ้ ภิปราย หรือ

แลกเปล่ียนความคิดเห็นกัน เช่น การประชุมกลมุ่ ยอ่ ย การสัมมนา
การระดมสมอง ฯลฯ

5

3. การจดั ทน่ี งั่ แบบรปู ตวั ยู
ใช้กบั เทคนคิ การประชุม ทีต่ อ้ งการให้สมาชิกได้

อภิปรายและแลกเปล่ยี นความคดิ เห็น หรอื ใช้สาหรับการสาธติ

4. การจดั ทน่ี ง่ั แบบสเี่ หลยี่ ม
ใช้กับเทคนิคการประชมุ ที่ต้องการให้สมาชิกไดอ้ ภิปราย

และเปล่ยี นความคดิ เหน็ กัน เชน่ เดยี วกับการจดั ทน่ี ั่งแบบวงกลม

5. การจดั ทนี่ ง่ั แบบรปู ตวั วี
ใชก้ ับเทคนิคการฝึกอบรมที่ตอ้ งการให้สมาชิกอภิปราย

แลกเปลยี่ นความคดิ เห็นกัน

6. การจัดท่ีนัง่ บนเวที
การจัดโต๊ะประธานหรือวิทยากร จัดวางไว้กลางเวที (จัดตามจานวนวิทยากร กรณีท่ี

วิทยากรพร้อมนาเสนอพร้อมกัน) จะใช้โต๊ะ หรือแท่นบรรยาย ถ้าวิทยากรบรรยายคนละเวลา
ควรจัดโต๊ะรับแขกไว้อีก 1 ชุด ด้านซ้ายของเวที ผ้าปูโต๊ะ / จัดไมโครโฟนตามจานวนวิทยากร /
มีแจกันดอกไม้ติด / เปล่ียนป้ายช่ือวิทยากรให้ตรงกับที่น่ัง (ให้ตั้งหลังจากพิธีเปิด) ในพิธีปิด
เปลี่ยนปา้ ยชอ่ื วทิ ยากรเป็นช่อื ประธาน

6

การจัดฉากหรือม่าน
ติดตัวอักษรชื่อการประชุม ประกอบด้วย ช่ือการประชุม ผู้จัด วัน-เดือน-ปี โดย
กาหนดตัวอักษรให้มีลักษณะเด่น สะดวกตา สวยงาม ขนาดใหญ่-เล็ก ตามความสาคัญของ
สาระ
การจดั แทน่ สาหรบั พิธกี ร
ควรจัดอยู่ด้านล่างขวามือของเวที หันหน้าระดับกลางระหว่างโต๊ะประธานกับผู้เข้าร่วม
ประชมุ มไี มโครโฟน แจกนั ดอกไม้ จัดรูปทรงเตยี้ ไม่ใหบ้ งั หน้าพธิ ีกร

สรุป การจัดเตรียมสถานที่และอุปกรณ์ในการประชุม เป็นการแสดงถึงความพร้อมใน
การจัดประชุม การอานวยความสะดวกให้แก่วิทยากร เป็นเทคนิคประการหนึ่งที่สามารถทาให้ผู้
เข้ารับการประชุมเกิดความประทับใจ ส่งผลให้การจัดประชุมบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมี
ประสทิ ธภิ าพ

7

ลกั ษณะหอ้ งประชมุ ทดี่ ี

ห้องประชุมจัดได้ว่าเป็นอีกส่วนท่ีมีความสาคัญต่อการดาเนินธุรกิจของทุกๆ ธุรกิจเป็นอย่างมาก
เป็นห้องท่ีจะเกิดการเรียกรู้ การแบ่งปัน การสอบถาม การวางแผนและอื่นๆ อีกมากมายท่ีคนภายใน
หน่วยงานจะได้ร่วมกันมาพบปะพูดคุยเพื่อจุดมุ่งหมายเดียวกัน ก็คือให้หน่วยงานสามารถก้าวต่อไป
ข้างหน้าได้อย่างสมบูรณ์แบบเพราะฉะนั้นเรื่องของลักษณะห้องประชุมจึงเป็นสิ่งท่ีมีความสาคัญไม่น้อย
มนั จะตอ้ งเปน็ หอ้ งท่ีถูกได้รบั ความสาคญั ไม่แพ้กบั หอ้ งทางานประเภทอ่นื ๆ เลย

1. ลกั ษณะการจดั โต๊ะต้องเหมาะสม
ต้องเข้าใจก่อนว่าการประชุมแต่ละอย่างก็จะมีความแตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับวาระในการ

ประชุมวา่ เปน็ เรือ่ งราวในลักษณะไหน
เพราะฉะนั้นการจัดโต๊ะภายในห้องประชุมเองก็ถือว่าเป็นสิ่งสาคัญไม่น้อยท่ีจะทาให้วาระการ

ประชุมเรื่องตา่ งๆ เกิดประโยชน์สูงสดุ
- ถ้าเป็นการประชุมเพ่ือรับฟังการบรรยายหรือการมี Video Conference ก็ควรเลือกจัด

แบบให้ทุกคนหันหนา้ ไปทางด้านหนา้ เพอ่ื พุ่งเป้าความสนใจไปทจี่ ดุ นน้ั เป็นหลัก
- ถ้าหากเป็นการประชุมเพ่ือแลกเปลี่ยนพูดคุยก็อาจให้เป็นการนั่งแบบวงกลม วงรี ก็จะทา

ให้เกดิ การสนทนาระหว่างกันทีด่ ีกว่าเป็นตน้

2. อุปกรณ์ใหอ้ งประชมุ ตอ้ งมีความพรอ้ ม
การใช้อุปกรณ์ต่างๆ ภายในห้องประชุม ก็เป็นเรื่องท่ีผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่ต้องทากัน

ไมน่ อ้ ย อปุ กรณ์ตา่ งๆ ภายในห้องประชมุ ที่ดีกค็ วรตอ้ งมอี ุปกรณ์ต่างๆ ที่พร้อมใช้งาน ไม่พังหรือเสีย
บอ่ ยๆ อย่างอุปกรณพ์ น้ื ฐานทค่ี วรต้องมีก็คอื

- จอโปรเจคเตอรส์ าหรับการนาเสนอ
- ไมโครโฟน
ในกรณีท่ีเป็นหอ้ งประชุมขนาดใหญ่ ควรมีแสตนด์หรอื โพเดียม ชอ่ ดอกไมบ้ นแสตนด์ เปน็ ต้น

8

3. หอ้ งนา้ ควรอยู่ใกล้ๆ กับห้องประชมุ
ห้องประชุมที่ดี ไม่ได้หมายความว่าจะต้องใส่ใจกับเรื่องภายในห้องประชุมเพียงอย่างเดียว

เร่ืองของห้องน้าก็เป็นสิ่งสาคัญไม่น้อยเลยเหมือนกัน เพราะหากว่าห้องน้าอยู่ใกล้กับห้องประชุม
เวลาเกิดธุระหนักเบาก็จะรวดเร็ว ไม่ทาให้การประชุมขาดตอนนานเกินไป เป็นการรักษาเวลาใน
การประชมุ อย่างหน่ึงด้วย

4. ตอ้ งมีความสะอาดอยูเ่ สมอ
ห้องประชุมท่ีดีต้องมีความสะอาดในทุกสัดส่วน ไม่ว่าจะเป็นโต๊ะ เก้าอี้ อุปกรณ์เครื่องใช้งาน พื้น
เพดาน ผนัง เพื่อบรรยากาศท่ีดีในการประชุม ทาให้การประชุมเกิดความราบร่ืน เหมาะสมท่ีจะใช้
เปน็ พ้ืนทีใ่ นการประชุมเรอื่ งราวสาคัญต่างๆ มากมาย

5. ประตูทางเขา้ ออกควรอยู่ด้านหลัง
เพราะการประชุมแต่ละครั้ง ส่ิงที่คนในห้องประชุมต้องให้ความสนใจมากท่ีสุดคือเนื้อหาท่ีประชุม
ไม่ใช่การเดินเข้าออกของคนที่เข้าร่วมประชุม ประตูจึงควรอยู่ส่วนท้ายๆ ของห้องเพื่อที่เวลามีคนเข้า
ออกจะได้ไมเ่ ป็นจดุ สนใจจนเสยี สมาธิในการประชมุ ไป

9

สรุปเรอ่ื ง วสั ดุ อุปกรณ์
และสถานทใ่ี นการจดั การประชมุ

การจัดเตรยี มสถานท่ี
ในการจัดเตรียมสถานที่ท่ีใช้ในการประชุมน้ัน ข้ันตอนแรกท่ีพึงกระทาคือ การติดต่อขอ
อนุญาตใช้สถานท่ีพร้อมทั้งจัดทาหนังสือขออนุญาต จากน้ันจึงสารวจอุปกรณ์ เครื่องมือโสตฯ ต่างๆ
พร้อมท้ังทดสอบการใช้งานว่าสามารถใช้งานได้ปกติหรือไม่ ดูแลความสะอาดอุปกรณ์และสถานที่ และ
เมอ่ื ถงึ ก่อนวนั จดั ประชุม 1 วนั ก็ควรมาเตรยี มการและตรวจสอบความเรียบร้อยของอุปกรณ์และสถานที่
ท่ีจะใช้

วัตถปุ ระสงค์การจัดสถานท่ีประชมุ

1. เพ่ือใหก้ ารดาเนินการในการจดั ประชมุ ดาเนินการไปอย่างราบร่ืนประสบความสาเร็จ พบขอ้ บกพรอ่ ง
น้อยทส่ี ดุ ในการจดั ประชุม

2. เพอื่ สรา้ งบรรยากาศภายในหอ้ งประชมุ บรเิ วณรอบอาคารสถานท่ใี ห้เกดิ ความน่าสนใจ สอดคล้อง
กบั เร่อื งท่ีจัดประชุม

3. เพ่อื สรา้ งความภาคภูมิใจให้เกิดแกผ่ ู้เขา้ ร่วมประชุม ผู้จดั หรอื เจา้ ภาพในการจัด

ข้อมลู ประกอบการพจิ ารณาในการจัดสถานที่ประชุม

1. จานวนผเู้ ข้ารว่ มประชุมทง้ั หมด 6. มอี ากาศถา่ ยเทสะดวก
2. จานวนและขนาดหอ้ งที่ใชป้ ระชุม 7. เครือ่ งอานวยความสะดวก
3. สถานทต่ี งั้ ของห้องประชุม 8. จดั ทาผังห้องประชมุ
4. ห้องสมั มนา / ห้องรบั รอง / ห้องน้า 9. จัดเตรียมปา้ ยช่อื
5. ห้องสัมมนาควรเป็นเอกเทศ 10. วางแผนออกแบบเวทีการประชมุ

10

รูปแบบการจัดห้องประชมุ
การจัดรูปแบบห้องประชุมควรพิจารณาจากขนาดของห้องและจานวนผู้เข้าร่วมประชุม สามารถวาง
รปู แบบไดด้ งั ต่อไปนี้
1. การจัดท่ีนง่ั แบบห้องเรยี น
2. การจัดทนี่ ั่งแบบวงกลม
3. การจัดที่นง่ั แบบรปู ตวั ยู
4. การจัดทีน่ ่ังแบบส่ีเหลยี่ ม
5. การจัดทน่ี ั่งแบบรูปตวั วี
นอกจากท่ีน่ังของผู้เข้าร่วมประชุมแล้ว ทางผู้จัดต้องเตรียมการจัดที่นั่งบนเวทีไว้สาหรับประธานและ
วิทยากร ติดผ้าม่านหรือม่านติดอักษรชื่อการประชุม มีการจัดวางแท่นสาหรับพิธีกร มีไมโครโฟน และประดับ
ด้วยแจกนั ดอกไมท้ รงเตี้ย

ลกั ษณะห้องประชุมที่ดี
1. ลักษณะการจัดโต๊ะต้องเหมาะสม เช่น การประชุมเพ่ือรับฟังการบรรยายหรือการมี Video
Conference ควรเลอื กจัดแบบใหท้ กุ คนหนั หน้าไปทางด้านหน้าเพ่ือพุ่งเปา้ ความสนใจไปทจ่ี ุดน้นั เป็นหลัก
2. อุปกรณ์ในห้องประชุมต้องมีความพร้อม ควรมีอุปกรณ์ที่พร้อมใช้งาน ไม่พังหรือเสียบ่อยๆ อย่าง
อปุ กรณ์พน้ื ฐานที่ควรต้องมคี อื จอโปรเจคเตอรส์ าหรับการนาเสนอ ไมโครโฟน เป็นตน้
3. ห้องนา้ ควรอยู่ใกล้ๆ กับหอ้ งประชุม การทีม่ ีหอ้ งน้าอยู่ใกล้กับห้องประชุม เวลาเกิดธุระหนักเบาก็จะ
รวดเร็ว ไมท่ าใหก้ ารประชุมขาดตอนนานเกนิ ไป เป็นการรักษาเวลาในการประชมุ อยา่ งหน่ึงดว้ ย
4. ต้องมีความสะอาดอย่เู สมอ หอ้ งประชมุ ทดี่ ีตอ้ งมีความสะอาดในทุกสดั ส่วน ไม่ว่าจะเป็นโตะ๊ เก้าอ้ี
อปุ กรณเ์ ครื่องใช้งาน พื้น เพดาน ผนงั เพื่อบรรยากาศที่ดีในการประชุม
5. ประตทู างเข้าออกควรอยูด่ ้านหลัง ประตคู วรอยูส่ ่วนท้ายๆ ของห้องเพอื่ ทีเ่ วลามีคนเข้าออกจะได้ไม่
เปน็ จุดสนใจจนเสยี สมาธิในการประชุมไป

แหลง่ ค้นควา้ ขอ้ มลู

เกษม วัฒนชัย.คู่มอื การจัดประชุม. (ออนไลน์)
เขา้ ถงึ ไดจ้ าก https://www.ubu.ac.th/web/files_up/
44f2016081516291457.pdf.
(วันทสี่ ืบค้นขอ้ มูล : 10 ตลุ าคม 2564)

Benjawan_B. ความรู้เกีย่ วกับการประชมุ . (ออนไลน)์
เข้าถึงได้จาก https://www.bloggang.com/viewdiary.php?id=
ajarnben&month=09-2009&date=10&group=12&gblog=40
(วันทีส่ บื ค้นขอ้ มลู : 10 ตุลาคม 2564)