การประมวลผลข้อมูล อิเล็กทรอนิกส์ มีองค์ประกอบและความเร็วในอย่างไร

การประมวลผลข้อมูล ทุกธุรกิจหรือองค์กรทุกคนในความเป็นจริงในยุคใหม่เป็นเครื่องมือสร้างข้อมูล โลกอาจกล่าวได้อย่างแม่นยำมากว่าใช้ข้อมูลตั้งแต่ประวัติการซื้อไปจนถึงแนวโน้มการลงคะแนนตั้งแต่เวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ไปจนถึงข้อมูลการขาย การถือกำเนิดของคอมพิวเตอร์และในเวลาต่อมาอินเทอร์เน็ตทำให้ บริษัท ทุกขนาดสามารถรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าการแข่งขันและตลาดได้อย่างไม่มีที่สิ้นสุด แต่หากไม่มีการจัดระเบียบข้อมูลเหล่านี้ก็แย่ยิ่งกว่าไร้ประโยชน์ นั่นคือจุดที่การประมวลผลข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDP) เข้ามามีบทบาท

EDP ​​เป็นคำทั่วไปที่อธิบายถึงระบบฮาร์ดแวร์ซอฟต์แวร์ขั้นตอนและผู้คนที่ทำงานร่วมกันเพื่อจัดเรียงและประมวลผลข้อมูลให้เป็นรูปแบบที่มีประโยชน์ สิ่งนี้เกี่ยวข้องมากกว่าการรวบรวมข้อมูลเพียงอย่างเดียว แต่เกี่ยวข้องกับการใช้การวิเคราะห์และการจัดการที่ชาญฉลาดกับข้อมูลเพื่อนำไปใช้

ยุคใหม่ทำให้เกิดการประหยัดต่อขนาดในเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่อนุญาตให้ธุรกิจขนาดเล็กมากแม้แต่เจ้าของคนเดียวสามารถใช้ประโยชน์จากพลังของการประมวลผลข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้ ซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาสำหรับคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปและเครื่องมืออินเทอร์เน็ตที่ใช้ร่วมกันเช่น Google Analytics รวมกันเพื่อมอบพลังของ EDP ให้กับทุกคน แต่ไม่ว่าจะต้องการการประมวลผลขนาดใดก็ตาม EDP จะเกี่ยวข้องกับองค์ประกอบพื้นฐานทั้งสี่นี้เสมอ

ฮาร์ดแวร์
ในยุคก่อนคอมพิวเตอร์มนุษย์มีการประมวลผลข้อมูล เมื่อ บริษัท ต่างๆเช่น IBM เริ่มนำคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานได้จริงมาใช้ในที่ทำงานในช่วงทศวรรษที่ 1950 และ 1960 คำว่าอิเล็กทรอนิกส์ถูกต่อท้ายคำศัพท์เพื่อแยกความแตกต่างของการประมวลผลนี้ออกจากการเรียงลำดับแบบดั้งเดิม

ปัจจุบันการประมวลผลข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เกือบทั้งหมดทำบนระบบคอมพิวเตอร์ แต่ระบบเหล่านี้แตกต่างกันไปมาก:

เซิร์ฟเวอร์:องค์กรขนาดใหญ่มักมีระบบคอมพิวเตอร์ฝั่งเซิร์ฟเวอร์ที่รวบรวมและประมวลผลข้อมูลที่สตรีมจากอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อ
คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล:แล็ปท็อปเดสก์ท็อปสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตมักใช้เป็นอุปกรณ์ ณ จุดขายอุปกรณ์ป้อนข้อมูลและในสถานการณ์การดักจับข้อมูลอื่น ๆ
เครื่องบันทึกเงินสด:ในการตั้งค่าการค้าปลีกสมัยใหม่การลงทะเบียน ณ จุดขายจะรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับทุกธุรกรรม
อุปกรณ์ทางการแพทย์:ในโรงพยาบาลและสถานการณ์การดูแลที่บ้านอุปกรณ์ทางการแพทย์บันทึกข้อมูลจำนวนมหาศาลเกี่ยวกับผู้ป่วยและการดูแลของพวกเขา
เครื่องสแกน: ข้อมูลส่วนใหญ่ที่บันทึกไว้ในยุคใหม่ยังคงอยู่ในสำเนาเอกสารด้วยเหตุผลหลายประการ บันทึกสำเนาเหล่านี้ต้องเปลี่ยนเป็นรูปแบบดิจิทัลผ่านเครื่องสแกนและซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้อง (ดูด้านล่าง)
เครื่องสแกนบาร์โค้ด:ข้อมูลมักถูกเข้ารหัสในสถานการณ์คลังสินค้าและสถานการณ์ที่คล้ายคลึงกันทำให้สามารถรวบรวมข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพผ่านฮาร์ดแวร์สแกนมือถือ
อุปกรณ์วิดีโอและเสียง:ข้อมูลยังสามารถบันทึกในรูปแบบมัลติมีเดียแล้วถอดเสียงได้ (ไม่ว่าจะผ่านซอฟต์แวร์หรือตัวถอดเสียงโดยมนุษย์)
ซอฟต์แวร์
ฮาร์ดแวร์ไม่ทำอะไรเลยเว้นแต่จะมีคำแนะนำผ่านซอฟต์แวร์ที่ติดตั้ง ซอฟต์แวร์นี้ส่วนใหญ่ได้รับการปรับแต่งอย่างมากและเป็นเรื่องปกติมากที่โปรแกรม EDP จะไม่สามารถใช้งานได้โดยทั่วไปหรือได้รับการพัฒนาขึ้นเองทั้งหมด ซอฟต์แวร์ประมวลผลข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์มีหลายประเภท:

การป้อนข้อมูล:แอปพลิเคชันเหล่านี้มีตั้งแต่โปรแกรมสเปรดชีตที่ใช้งานทั่วไปเช่น Excel ไปจนถึงโปรแกรม ณ จุดขายที่กำหนดเองได้มากหรือการติดตั้งตามความต้องการอื่น ๆ การประมวลผลข้อมูล
ซอฟต์แวร์จัดกำหนดการ: แอปพลิเคชันที่ติดตามพนักงานหรือหน่วยงานอื่น ๆ และบันทึกการเคลื่อนไหวการมีส่วนร่วมในโครงการและข้อมูลอื่น ๆ สร้างและประมวลผลกลุ่มข้อมูลขนาดใหญ่
ซอฟต์แวร์บัญชี: แอปพลิเคชันเหล่านี้ออกแบบมาเพื่อติดตามธุรกรรมทางการเงินหรือตัวเลขอื่น ๆ และใช้สูตรและอุปกรณ์วิเคราะห์อื่น ๆ เพื่อวัตถุประสงค์ในการสร้างแบบจำลองเชิงคาดการณ์หรือในอดีต
ซอฟต์แวร์การวิเคราะห์: การวิเคราะห์ได้รับการออกแบบมาเพื่อรับข้อมูลเฉพาะจำนวนมากและสร้างรายงานที่ยืดหยุ่นและปรับแต่งได้ Google Analytics เป็นตัวอย่างทั่วไปของซอฟต์แวร์ดังกล่าว
มีชุดซอฟต์แวร์เสริมที่อาจใช้ใน EDP ตัวอย่างเช่นหากข้อมูลสำเนาถูกสแกนเป็นรูปแบบดิจิทัลซอฟต์แวร์ Optical Character Recognition (OCR) อาจถูกใช้เพื่อคัดลอกข้อความและข้อมูลอื่น ๆ จากไฟล์ภาพที่ได้

ขั้นตอน
โดยทั่วไปบริษัท ประมวลผลข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์จะปฏิบัติตามขั้นตอนพื้นฐานหลายประการในการประมวลผลข้อมูลโดยไม่คำนึงถึงอุตสาหกรรมหรือประเภทของข้อมูลที่รวบรวม:

การรวบรวมข้อมูล:การได้มาซึ่งข้อมูลตามตัวอักษรในบางรูปแบบ
การแปลง:การแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ถูกต้องสำหรับระบบประมวลผลข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
การตรวจสอบความถูกต้อง:ตรวจสอบข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้อง
การเรียงลำดับ:การแยกสตรีมข้อมูลที่คล้ายกันลงในที่เก็บข้อมูลที่เหมาะสม
การรวม:การรวมสตรีมข้อมูล
การวิเคราะห์:การประมวลผลข้อมูลจริงโดยใช้สูตรและเทคนิคการเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ
การรายงาน:การสร้างรายงานที่มนุษย์สามารถอ่านได้ซึ่งการวิเคราะห์ข้อมูลแบบ ‘ต้ม’ เป็นแนวคิดที่เข้าใจง่าย
บุคลากร
ส่วนสุดท้ายของการประมวลผลข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์คือผู้ที่สร้างจัดการและป้อนระบบ EDP ซึ่งรวมถึง:

โปรแกรมเมอร์ที่สร้างระบบ EDP ตามความต้องการหรือส่วนประกอบแต่ละอย่างเช่นมาโครหรือสูตรสเปรดชีต
ช่างเทคนิคที่ติดตั้งและดูแลฮาร์ดแวร์ไม่ว่าจะเป็นเซิร์ฟเวอร์นอกชั้นวางและคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปหรือฮาร์ดแวร์ภายในที่กำหนดเอง
ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลไม่ว่าจะเป็นที่จุดขายหรือในคลังสินค้าสแกนบาร์โค้ดหรือที่เทอร์มินัลเดสก์ท็อปที่ป้อนข้อมูลโดยตรง
ไม่มีธุรกิจสมัยใหม่ใดที่สามารถดำรงอยู่ได้อย่างยาวนานหากปราศจากโซลูชัน EDP ที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้พวกเขาเข้าใจตลาดธุรกิจและทรัพยากรของตนได้ดีขึ้นทั้งจากมนุษย์และอื่น ๆ

ปัจจุบันผู้ให้บริการป้อนข้อมูลจำนวนมากที่ดูแลกลุ่มผู้ให้บริการจ่ายเงินค่อนข้างต่ำ การป้อนข้อมูลเป็นอุตสาหกรรมที่สำคัญ แต่เนื่องจากความเร็วและความแม่นยำเป็นเพียงสองเมตริกที่ถือว่ามีคุณค่าจึงเป็นอาชีพที่จ่ายเงินค่อนข้างต่ำ

สิ่งนี้ได้จุดประกายความสำคัญของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารให้กับผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเอกสารเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารเกี่ยวข้องกับการแปลงเอกสารกระดาษเป็นดิจิทัลการเพิ่มข้อมูลเมตาที่ช่วยให้สามารถจัดเรียงและค้นหาเอกสารเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) เพื่อแปลงข้อความและองค์ประกอบอื่น ๆ ให้เป็นสินทรัพย์ดิจิทัลและระบบฐานข้อมูลที่จัดเก็บ และติดตามเอกสารที่นำเข้าทั้งหมด ระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพช่วยให้สามารถกำจัดและรีไซเคิลเอกสารกระดาษสำหรับสำนักงานที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมมากขึ้นและไม่ต้องพึ่งพาการจัดเก็บ

นั่นทำให้ตัวเลือกที่สำคัญยิ่งของซอฟต์แวร์ การตรวจสอบซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ถูกต้องและเชื่อถือได้เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับธุรกิจสมัยใหม่ที่ต้องการปรับปรุงและลดต้นทุน

เทคโนโลยีสมัยใหม่ยังกดดันค่าจ้างในอุตสาหกรรมนี้เนื่องจากสร้างโซลูชันที่ไม่ใช่มนุษย์ขึ้นมาอย่างช้าๆ เทคโนโลยีการสแกนและการจดจำอักขระด้วยแสง (OCR) พร้อมที่จะมีความแม่นยำและเชื่อถือได้เพียงพอที่จะเข้ามาแทนที่ผู้ปฏิบัติงานที่เป็นมนุษย์ จนถึงปัจจุบันซอฟต์แวร์ OCR ยังคงมีข้อผิดพลาดมากเกินไปโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานกับสำเนาที่เสียหาย แต่เมื่ออัลกอริทึมปรับปรุงเทคโนโลยีนี้จะใช้เวลาในการทำงานมากขึ้น นอกจากนี้ซอฟต์แวร์การจดจำเสียงยังได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้นอย่างมากโดยเปิดโอกาสที่แทนที่จะใช้การป้อนข้อมูลด้วยมือช้าเมตริกความเร็วในการป้อนข้อมูลในอนาคตอาจเป็นคำพูดหรือตัวเลข อย่างไรก็ตามมีการถกเถียงกันมากว่าเสียงพูดสามารถตรงกับ KPH ของผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการฝึกฝนและมีประสบการณ์ในการพิมพ์หรือไม่

สถานการณ์ที่เป็นไปได้มากที่สุดคือการผสานรวมที่เพิ่มขึ้นจะทำให้ความจำเป็นในการป้อนข้อมูลน้อยลงในตอนแรกเนื่องจากข้อมูลถูกบันทึกแบบดิจิทัลตั้งแต่แรกและไม่เคยมีอยู่ในรูปแบบสำเนาเลย รูปแบบสุดท้ายของอุตสาหกรรมการป้อนข้อมูลอาจเป็นเพียงรูปแบบเล็ก ๆ ที่มีความเชี่ยวชาญซึ่งเกี่ยวข้องกับชิ้นส่วนของข้อมูลที่เป็นสำเนาและข้อมูลที่ไม่ใช่ข้อมูลดิจิทัลที่เหลืออยู่ซึ่งเป็นอุตสาหกรรมที่ความแม่นยำเข้ามาแทนที่ความเร็วเป็นเมตริกหลัก

ระโยชน์หลักของ M-Files คือวิธีที่ระบบออกแบบมาให้ทำงานร่วมกับระบบปฏิบัติการ Windows ได้อย่างราบรื่น มันจะสร้างไดรฟ์เสมือน “œM” บนเครือข่ายซึ่งสามารถโต้ตอบได้เช่นเดียวกับไดรฟ์เครือข่ายอื่น ๆ สามารถให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้เพื่อเพิ่มลบหรือเข้าถึงไฟล์ได้ อินเทอร์เฟซซอฟต์แวร์ระบบการจัดการอยู่ด้านบนและได้รับมาตรฐานอย่างมากในเทมเพลตการออกแบบของ Windows ทำให้เกือบทุกคนในสำนักงานสมัยใหม่คุ้นเคย

M-Files รวมถึงกระบวนการอนุมัติสำหรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่สามารถตั้งค่าให้ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการสำหรับการแก้ไขหรือการลบใด ๆ การสร้าง PDF มาตรฐานของไฟล์ที่นำเข้าทั้งหมดโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบไฟล์ต้นฉบับและหนึ่งในเครื่องมือค้นหาที่ดีที่สุดและยืดหยุ่นที่สุดที่มาพร้อมกับ a DMS ได้ทุกที่ ไม่น่าแปลกใจเลยที่บทวิจารณ์ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารจะเป็นไปในเชิงบวก

THAI-PDPA ให้คำปรึกษาและบริการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลตาม พ.ร.บ.ฯ แบบครบวงจร

ผู้ที่สนใจใช้บริการ Data Protection Services ของ THAI-PDPA สามารถติดต่อฝ่ายขายที่ดูแลคุณหรือฝ่ายการตลาดได้ที่เบอร์ 0-2860-6659 หรืออีเมล dcs@ko.in.th